Trong bối cảnh toàn cầu hoá và chuyển đổi số, hầu hết các tổ chức đang phải đối mặt với một nghịch lý: công việc ngày càng nhiều, nhưng giá trị tạo ra lại không tăng tương ứng.
Nguyên nhân cốt lõi không nằm ở năng lực con người, mà ở sự phức tạp vận hành – nơi các quy trình, cuộc họp, báo cáo và thủ tục chồng chéo khiến năng lượng bị tiêu hao vào “chuyển giao” thay vì “hoàn thành”.
Mô hình ESSA (Eliminate – Simplify – Standardize – Automate) được xem là một khung quản trị tinh gọn (Lean Governance Framework) giúp doanh nghiệp, tổ chức và cả cá nhân nâng cao năng suất mà không tăng nguồn lực.
Khung lý thuyết ESSA1. Loại bỏ
Bước đầu tiên của tinh gọn không phải là cải tiến, mà là loại bỏ những gì không cần thiết.
Những hoạt động không tạo giá trị – như các cuộc họp lặp lại, báo cáo trùng nội dung, hay phê duyệt hình thức – cần được dừng ngay lập tức để giải phóng thời gian và năng lượng cho công việc cốt lõi.
2. Đơn giản hóa
Sau khi loại bỏ, tổ chức cần đơn giản hóa dòng công việc.
Mỗi quy trình cần được rút gọn về các quyết định then chốt và luồng thông tin rõ ràng, giảm tối đa điểm giao cắt và phụ thuộc.
Một người chịu trách nhiệm rõ ràng hiệu quả hơn mười người chia sẻ trách nhiệm mơ hồ.
3. Chuẩn hóa
Đơn giản sẽ không tồn tại lâu nếu không có chuẩn mực duy trì.
Việc thiết lập tiêu chuẩn chung – như mẫu biểu, quy tắc đặt tên, định nghĩa “hoàn thành” – giúp giảm lỗi, tăng tốc độ đào tạo và đảm bảo tính nhất quán giữa các bộ phận, ca làm hoặc khu vực.
Chuẩn hóa không giới hạn tư duy – nó giải phóng năng lượng sáng tạo cho những phần việc thực sự cần phán đoán và đổi mới.
4. Tự động hóa
Tự động hóa là bước cuối cùng, không phải đầu tiên.
Nếu thực hiện sớm, công nghệ chỉ “đóng băng” những bất cập hiện hữu.
Chỉ khi quy trình đã tinh gọn và ổn định, doanh nghiệp mới nên sử dụng công cụ kỹ thuật số để giảm thao tác thủ công, loại bỏ sai sót và tăng tốc độ xử lý.
Ứng dụng thực tếTrong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại, mô hình ESSA (Eliminate – Simplify – Standardize – Automate) thể hiện rõ giá trị khi giúp tổ chức vận hành tinh gọn hơn mà không cần gia tăng nguồn lực.
Ví dụ, một cuộc họp báo cáo kéo dài hai giờ có thể được thay thế bằng bản tóm tắt tự động và một buổi trao đổi ngắn “chỉ bàn ngoại lệ”.
Hệ thống CRM đồng bộ với lịch làm việc cho phép đội ngũ bán hàng tăng thời gian gặp gỡ khách hàng và giảm thời gian nhập liệu, giúp họ tập trung hơn vào việc tạo ra giá trị thực.
Tại các nhà máy, việc áp dụng ESSA mang lại hiệu quả đáng kể.
Một lệnh bảo trì trước đây có đến 12 bước được rút gọn còn 5 quyết định rõ ràng, giúp loại bỏ thao tác thừa và giảm rủi ro.
Checklist thống nhất bảo đảm ca vận hành trơn tru, trong khi việc kích hoạt bảo trì tự động dựa trên chu kỳ hoặc điều kiện vận hành giúp giảm thời gian ngừng máy và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
Trong đời sống cá nhân, triết lý ESSA cũng mang lại sự cân bằng và hiệu quả.
Lên kế hoạch bữa ăn theo tuần, thiết lập thanh toán tự động hay chuẩn bị đồ dùng từ tối hôm trước giúp mỗi buổi sáng diễn ra nhẹ nhàng và chủ động hơn.
Sự khác biệt không đến từ nỗ lực nhiều hơn, mà từ việc để hệ thống làm phần việc nặng thay cho con người.
Tác động tổ chứcKhi được triển khai một cách có hệ thống, ESSA mang lại ba kết quả đồng thời cho tổ chức.
Thứ nhất, hiệu suất được cải thiện thông qua việc giảm thời gian chờ, giảm lỗi và tăng thông lượng.
Thứ hai, chi phí vận hành giảm nhờ loại bỏ quy trình trùng lặp và rút gọn các cấp phê duyệt không tạo giá trị.
Và cuối cùng, nhân sự trở nên hạnh phúc hơn, vì họ được làm công việc thật sự mang lại ý nghĩa thay vì bị “ngộp” trong thủ tục hành chính.
ESSA không chỉ là một công cụ quản lý, mà là một tư duy tái định nghĩa giá trị trong kỷ nguyên chuyển đổi số.
Thay vì thúc đẩy con người “làm nhiều hơn bằng nỗ lực”, ESSA khuyến khích tổ chức xây dựng hệ thống làm việc thông minh hơn — nơi công nghệ, tiêu chuẩn và tư duy tinh gọn cùng hoạt động để tối ưu hóa năng lượng con người.
Cốt lõi của mô hình nằm ở bốn nguyên tắc:- Loại bỏ điều không cần thiết.
- Đơn giản hóa những gì còn lại.
- Chuẩn hóa để duy trì bền vững.
- Tự động hóa để con người tập trung sáng tạo giá trị mới.
Đó là công thức để “làm được nhiều hơn với ít hơn” – không chỉ trong công việc, mà cả trong sản xuất và cuộc sống hàng ngày.
Bài viết được chia sẻ bởi anh Yap Zhen Yang, CEO EcoSmart – một thành viên tích cực của cộng đồng Econest, người luôn tin rằng “chuyển đổi số không chỉ là công nghệ, mà là thay đổi cách con người tạo giá trị.”